Într-o eră digitală în continuă dezvoltare, tehnologia joacă un rol vital în facilitarea afacerilor și îmbunătățirea eficienței acestora. Tocmai pentru a veni în ajutorul antreprenorilor în acest proces de digitalizare, începând cu 1 ianuarie 2024, ANAF a introdus obligativitatea utilizării sistemului RO e-Factura pentru toate facturile emise în România, acest lucru fiind prevăzut de Legea nr. 227/2015 si Legea nr. 199/2023 privind Codul fiscal.

Pe lângă accesul la date financiare în timp real, facilitarea, monitorizarea și verificarea tranzacțiilor comerciale, aceasta lege asigură o mai mare transparență fiscală și reduce riscul de erori sau fraudă fiscală. Aplicabilitatea noilor modificări legislative este atât pentru operatorii economici români, cât și cei străini care desfășoară activități economice în România.

Ce este RO e-Factura?

RO e-Factura este sistemul național pus la dispoziție de ANAF, care înlocuiește tradiționalele hârtii cu o formă electronică a facturilor.  

În momentul întocmirii unei facturi, aceasta trebuie transmisă în format electronic standardizat .xml pe portalul SPV. Procedura constă în completarea facturii, iar dacă aceasta este completată corect, va fi validată și va primi o confirmare și semnătură de înregistrare la ANAF. După acest punct, factura nu va mai putea fi modificată sau anulată.

Legea prevede anumite obligații cum ar fi înregistrarea facturilor electronic și păstrarea lor în format electronic timp de 10 ani. Aceasta este destinată achizițiilor publice, în relația B2G (Business-to-Government), pentru produsele cu risc fiscal ridicat, comercializate în relația B2B (Business-to-Business), dar și în cazul voucherelor de vacanță. 

Care sunt avantajele RO e-Facturii?

Reducerea Costurilor: Implementarea e-facturii reduce semnificativ costurile legate de tipărire, expediere și stocarea facturilor pe hârtie. Aceste economii pot avea un impact semnificativ asupra profitabilității IMM-urilor.

Eficiența Operațională: E-factura poate accelera procesul de facturare și de plată. Datele sunt transmise instantaneu, permițând IMM-urilor să obțină mai rapid veniturile și să-și optimizeze lichiditățile.

Prevenirea Erorilor Umane: Procesele manuale pot conduce la erori umane costisitoare. E-factura reduce aceste riscuri, asigurându-se că datele sunt introduse corect și că există o evidență precisă a tranzacțiilor.

Accesibilitate și Monitorizare: E-factura oferă acces ușor la istoricul facturilor și permite monitorizarea mai eficientă a plăților. Aceasta poate ajuta IMM-urile să-și gestioneze mai bine fluxul de numerar.

Conformitate și Siguranță: Facturile electronice pot fi gestionate mai ușor în conformitate cu cerințele fiscale și legislative. De asemenea, acestea pot fi protejate mai bine împotriva pierderii sau furtului de date.

Cum poate fi automatizat procesul?

Toate aceste modificări legislative atrag un volum de munca suplimentar, iar businessurile vor fi nevoite sa automatizeze acest proces. Pentru a implementa cu succes e-factura, businessurile trebuie să ia în considerare următoarele aspecte:

    1. Export facturi format XML solicitat de catre ANAF (această componentă ia în considerare importul manual al fișierului XML în platforma SPV – Spațiul Privat Virtual, pusă la dispoziție de către ANAF).
    2. Transmitere automată în platforma SPV a fișierelor XML de facturi generate din sistemul ERP (pentru situațiile în care versiunea de ERP permite acest lucru).
  • Formare și Educație: Angajații trebuie să fie instruiți în mod corespunzător pentru a utiliza e-factura și pentru a înțelege procesele implicate.
  • Securitatea Datelor: Protejarea datelor financiare este esențială. Asigurați-vă că soluția aleasă oferă măsuri de securitate adecvate.
  • Colaborare cu Partenerii de Afaceri: Asigurați-vă că partenerii dvs. de afaceri sunt pregătiți să accepte și să utilizeze e-factura, pentru a facilita tranzacțiile fără întreruperi.

În concluzie, e-factura este o soluție modernă și eficientă pentru gestionarea facturilor, cu numeroase avantaje pentru business-uri. Implementarea acesteia poate aduce economii semnificative de costuri, îmbunătățiri în eficiența operațională și un pas în plus catre digitalizare.